Comment les SIRH transforment les ressources humaines ?

Les logiciels de système d’information des ressources humaines (SIRH) sont au cœur de la gestion moderne des collaborateurs.

Les logicielsRH sont souvent comparés aux systèmes de gestion du capital humain (HCM) et aux systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS).

Les SIRH sont des outils idéaux pour les départements des ressources humaines de toutes tailles.

Peu importe l’industrie, la taille de l’entreprise ou son emplacement, TOUTES les entreprises ont une chose en commun : les véritables héros de leur lieu de travail se trouvent dans les ressources humaines. Qui d’autre pourrait gérer :

• Le recrutement
• La reconnaissance des employés
• La gestion des avantages sociaux des employés
• La discipline
• Le rôle de conseiller de l’entreprise
• La surveillance de la conformité
• Et bien sûr, s’assurer que tout le monde est payé à temps ! 

Les logiciels de ressources humaines. Que ce soit SIRH, Gestion de Capital Humain ou HRMS. Peu importe la variante, peut aider à maintenir une entreprise organisée, en croissance et conforme. Examinons les systèmes de logiciels de ressources humaines disponibles et comment ils peuvent soutenir une équipe de RH.

Pourquoi SIRH n’est pas aussi compliqué qu’il n’en a l’air ? 

Ces différents termes représentent principalement différentes manières de considérer les logiciels de ressources humaines.

SIRH : Systèmes d’Information des Ressources Humaines. Ce terme remonte aux premiers logiciels RH qui se concentraient sur le stockage des données des employés. Au départ, cela comprenait principalement des informations personnelles et des informations salariales. Aujourd’hui, les logiciels SIRH peuvent stocker tout ce que les RH doivent savoir sur un employé.

Et une équipe RH réellement engagée veut en savoir plus sur ses employés que simplement leur salaire et leurs avantages, ou leur emploi du temps et leurs feuilles de temps. Les logiciels SIRH aident l’équipe RH à créer un profil complet de l’employé en fournissant un emplacement centralisé pour recueillir les commentaires des responsables, des notes sur la pertinence d’un employé pour une promotion, voire sur leur gâteau d’anniversaire préféré.

HCM : Gestion du Capital Humain :  Si un SIRH se concentre sur la collecte d’informations, un système HCM est utilisé pour créer une stratégie autour de ces informations. L’objectif principal des logiciels HCM est de permettre aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques en matière d’intégration, de développement professionnel et de gestion de la performance. Avec les logiciels HCM, les RH peuvent s’assurer que la base d’employés est engagée, productive et en voie d’atteindre son plein potentiel.

HRMS : Système de Gestion des Ressources Humaines. La manière la plus simple de décrire le HRMS est de le considérer comme une combinaison de la gestion de l’information du SIRH et de la planification stratégique plus large du HCM. Essentiellement, le logiciel HRMS (comme Talenteo) couvre tous les aspects de la mission d’un responsable des ressources humaines. Il peut fonctionner comme le chef d’une famille de logiciels, contenant des fonctionnalités qui sont parfois proposées séparément, comme les systèmes de suivi des candidats (ATS), les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) ou les outils de gestion des avantages sociaux.

Avec cette compréhension, examinons de plus près un SIRH.

Les deux piliers du SIRH: 

Pilier I : Conception organisationnelle

Le SIRH permet d’assurer la cohérence organisationnelle dans toute l’entreprise. Il le fait en automatisant de nombreux processus de collecte de données clés, de sorte que l’équipe RH n’ait plus à se souvenir de demander X. Le système rend la gestion de ces fonctions tactiques plus automatique tout en encourageant les employés, d’une certaine manière, à développer leur propre profil.

Ce besoin d’un espace de données centralisé, évolutif et cohérent est important, mais il prend également un niveau d’urgence supplémentaire lorsque l’on regarde vers l’avenir.

Pilier 2 : Gestion des données des employés

L’objectif de la collecte de données sur les employés n’est bien sûr pas seulement de les avoir, mais de les utiliser. Un SIRH facilite cette tâche pour les équipes RH. Par exemple, il peut aider les RH à suivre et à planifier le parcours professionnel d’un employé, y compris les plans de croissance et les étapes de promotion. Ce faisant, les domaines nécessitant des ajustements seront rapidement découverts et traités, tout comme les parcours de croissance professionnelle peuvent être tracés et gérés.

Comment les logiciels RH révolutionnent la gestion RH ?

Les logiciels changent la façon dont les RH travaillent. Avec le temps, le rôle d’un spécialiste des RH devient moins axé sur l’administration et davantage orienté vers le développement de stratégies de gestion des effectifs pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Selon nos estimations, les équipes RH passeraient jusqu’à 70 % de leur temps sur des tâches administratives simples et inefficaces. Cela n’était pas seulement chronophage ; les calculs réalisés avec des tableurs ou du papier signifiaient faire des erreurs coûteuses qui devaient être corrigées ultérieurement.

Les logiciels SIRH aident à cette transition vers la stratégie tout en aidant les dirigeants des RH à libérer plus de temps dans leur journée en prenant en charge les fonctions RH centrales. Examinons huit façons dont un SIRH peut prendre en charge des tâches clés de la gestion des talents.

1. Gestion des absences

Le grand tableau n’est plus nécessaire. Vous savez, ce tableau dans la salle de pause sur lequel sont inscrits les noms des employés absents, les dates de leurs vacances, les congés payés, les congés de maternité/paternité ou un rendez-vous de l’après-midi. C’était utile, mais un SIRH fournit un moyen plus opportun, précis et mesurable de suivre qui est présent et qui est absent.

2. Recrutement et suivi des candidats

Un SIRH peut être utile non seulement pour gérer les employés d’aujourd’hui, mais aussi ceux de demain. Chaque interaction de recrutement, depuis le premier contact avec le candidat jusqu’à l’entretien et l’offre finale, peut être gérée et suivie via le système. Et les membres clés de l’équipe peuvent voir ces informations en temps réel. Cela élimine les erreurs inutiles (par exemple, amener la mauvaise personne à un entretien) et les questions des employés sur l’état d’un candidat.

3. Suivi de la formation

L’une des choses que de nombreux services RH essaient de faire est de favoriser la croissance au sein de leur base d’employés. Et bien sûr, l’une des façons d’y parvenir est de proposer des formations externes et de développer les compétences internes.

Les liens vers des opportunités de formation externe peuvent être intégrés dans les profils individuels des employés ou dans la section plus large de formation du SIRH. Vous pourriez également utiliser la fonction de planification pour coordonner les opportunités internes de formation croisée et de montée en compétences.

4. Élimination des questions de conformité

Les RH, la comptabilité, le service juridique, le développement de produits… de nombreux services dans une entreprise portent un regard attentif sur la conformité légale. Le respect de la conformité peut être particulièrement délicat pour un service RH d’une entreprise à plusieurs États ou même multinationale.

Votre SIRH peut contribuer à atténuer certaines de ces préoccupations en vous permettant de :

• Conserver toute la documentation liée à la conformité dans un emplacement centralisé
• Créer des alertes concernant certains sujets liés à la conformité. Par exemple, une fin de période d’essai arrive et vous devez être notifié.

5. Libre-service pour les gestionnaires et les employés

Tout commence par un e-mail. Et puis l’appel téléphonique. Enfin, vous vous arrêtez au bureau de l’employé pour lui demander une information spécifique pour compléter son dossier. Cela :

• Vous prend énormément de temps
• Vous empêche de terminer d’autres tâches
• Vous fait passer pour le méchant ou le “flic des documents”

Avec un SIRH, l’ensemble de ce processus devient moins lourd, car de nombreux processus sont automatisés. Ce changement de processus aide également les employés à se sentir plus connectés à leur parcours de croissance professionnelle.

6. Efficacité améliorée

Tout le monde dans les RH sait que l’efficacité et la rapidité sont essentielles, notamment en cas de crises inattendues. Avec un SIRH, il est plus facile de collecter des informations sur les employés, et grâce à ses caractéristiques organisationnelles (y compris des filtres de recherche, des catégories de stockage et des affichages de documents), il est plus facile de trouver ces informations chaque fois que vous en avez besoin.

Cela se traduira bien sûr par une amélioration de la productivité, ce qui pourrait signifier que vous aurez le temps de développer de nombreux programmes de soutien aux employés que vous avez toujours voulu initier.

7. Gestion des avantages sociaux

Chaque employé veut être fier de l’endroit où il travaille et avoir confiance dans le système. Mais lorsqu’ils doivent consulter quatre sites différents et trouver leur dossier d’inscription papier pour des questions sur l’assurance, cette confiance est susceptible d’être remplacée par de la frustration. Et malheureusement, cette frustration se tourne souvent vers les RH.

Mais un SIRH peut aider à maintenir cette confiance en fournissant un emplacement unique qui peut se connecter à tous les systèmes associés pour offrir facilement un accès aux détails des avantages sociaux.

8. Gestion des données maîtres (MDM)

Où se trouvent tous les documents RH pertinents ? Stockés sur le lecteur ? Peut-être sur le vieux serveur ? Le dernier est-il sur votre bureau ? Dans un dossier Teams ? Les choses sont-elles cachées dans des messages électroniques ? Est-ce quelque chose que vous avez partagé sur Slack ?

La gestion des documents a toujours été une préoccupation, et cette préoccupation n’a fait que croître à mesure que nous sommes passés de plus en plus à un environnement de travail virtuel. Un SIRH fournit un emplacement centralisé pour tous les documents RH importants, à commencer par ce premier contact de recrutement. De plus, ses fonctionnalités en libre-service signifient que les employés peuvent télécharger et consulter les documents dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Et quel que soit le moment, ils auront toujours la bonne version.

Ce qu’un SIRH ne fait pas: 

Il y a une chose qu’un SIRH ne fait pas, il ne remplace pas l’humanité des RH. Le cœur et l’âme des RH ont toujours été leur capacité à faire preuve d’empathie tout en aidant les employés de leur entreprise à développer leur potentiel.

Avantages de l’utilisation de logiciels SIRH

Certains responsables des RH peuvent être sous l’ (fausse) impression que leur entreprise n’est “pas assez grande” pour tirer de réels avantages en matière de gestion des talents d’un SIRH. En réalité, il existe de nombreux avantages que toute équipe RH pourrait obtenir en utilisant un logiciel SIRH. 

Quatre des principaux avantages sont les suivants :

• La capacité de capturer et personnaliser les informations sur les employés en temps réel
• Disposer d’un emplacement centralisé pour stocker tous les documents RH pour un accès facile
• Simplification des processus de recrutement
• Donner aux employés un portail en libre-service pour participer davantage à leur développement

Pourquoi utiliser un SIRH ?

L’utilisation d’un SIRH permet aux responsables de se concentrer davantage sur les aspects tactiques du travail, notamment :

• Augmentation de la productivité

• Renforcement de l’engagement

• Réduction du taux de rotation

Vous ne voulez pas laisser ces décisions au hasard, c’est pourquoi les logiciels donnent aux responsables RH les outils dont ils ont besoin pour analyser les données et repérer les tendances.

Comment les logiciels RH aident les employés ? 

Les avantages des logiciels RH ne s’arrêtent pas là. Les employés seront également dotés de fonctionnalités en libre-service.

L’accessibilité mobile permet aux employés d’accéder à ce dont ils ont besoin, où qu’ils soient.

Des outils de planification plus intelligents pour des choses comme les échanges de postes donnent aux employés plus de contrôle sur leur temps.

En fin de compte, lorsque les entreprises sont en mesure de consacrer plus de ressources aux aspects stratégiques des RH, tels que la formation et le développement, la planification de la rémunération et la gestion de la performance, les employés en bénéficient. Et lorsque cela se produit, l’entreprise en bénéficie également.

Comment Talenteo peut vous aider ? 

Talenteo crée un  logiciel RH pour les dirigeants qui veulent faire la différence. Notre devise ? Nous écoutons et travaillons en partenariat avec nos clients, afin de savoir ce dont ils ont besoin : une technologie RH qui fait gagner du temps, des analyses puissantes qui fournissent des informations exploitables et un soutien dédié de la part d’experts en RH. C’est pourquoi de nombreuses entreprises font confiance à Talenteo pour les aider à résoudre des problèmes et atteindre leurs objectifs.