Logiciel de Paie : comment Orion Lab structure ses processus RH

Orion Lab est une entreprise pharmaceutique basée à Oran et spécialisée dans l’oncologie. En pleine croissance, l’entreprise est passée d’environ 70 collaborateurs en 2023 à plus de 300 collaborateurs aujourd’hui. Cette évolution a progressivement augmenté la complexité de la gestion RH : paie, congés, pointage, heures supplémentaires, dossiers collaborateurs, évaluation des compétences et formation.

Pour accompagner cette croissance, Orion Lab a engagé une démarche de digitalisation de ses processus RH et de paie avec Talenteo, notre logiciel de paie et gestion RH.

Quels étaient les défis RH d’Orion Lab avant la digitalisation ?

Avant la mise en place de Talenteo, Orion Lab avait déjà développé une solution en interne pour gérer une partie de ses processus administratifs. Mais cette solution ne permettait pas de faire circuler automatiquement les données vers le système utilisé pour la paie.

« Nous avions développé en interne une solution qui gérait une partie de l’administratif, mais les données n’étaient pas directement injectées dans le système. Cela nous obligeait à faire beaucoup de saisies manuelles. »

Le pointage constituait également une étape distincte du traitement de la paie. Les données étaient disponibles, mais leur absence d’intégration avec le logiciel de paie impliquait des manipulations supplémentaires.

À mesure que les effectifs augmentaient, cette organisation devenait plus difficile à maintenir. La gestion des congés, des absences, des heures supplémentaires et des variables de paie nécessitait plusieurs étapes de collecte, de contrôle et de saisie.

Les principaux enjeux étaient donc de :

• réduire les saisies manuelles ;
• connecter les données de temps et de paie ;
• fiabiliser les informations utilisées pour la paie ;
• gagner du temps sur les traitements administratifs ;
• accompagner la croissance des effectifs avec des processus plus structurés.

Pourquoi Orion Lab a choisi un SIRH pour gérer ses ressources humaines et sa paie ?

Avec le passage d’environ 70 à plus de 300 collaborateurs, Orion Lab avait besoin d’un système capable d’accompagner la croissance de l’entreprise tout en simplifiant le travail des équipes RH.

L’objectif était de disposer d’un environnement permettant de centraliser les principaux processus RH et de faire circuler les informations entre eux.

Les besoins étaient notamment de :

• centraliser les données collaborateurs ;
• simplifier la gestion de la paie ;
• connecter le pointage aux processus RH et paie ;
• faciliter la gestion des congés et des absences ;
• réduire les ressaisies ;
• sécuriser les données utilisées pour la paie ;
• disposer d’un environnement évolutif pour accompagner la croissance.

C’est dans cette logique qu’Orion Lab a choisi de digitaliser ses processus RH avec Talenteo.

Comment Talenteo répond aux besoins RH d’Orion Lab ?

Talenteo permet de réunir plusieurs processus RH au sein d’un même environnement.

La plateforme couvre notamment :

• l’administration RH et les dossiers collaborateurs ;
• la gestion du temps, avec les congés, absences, pointage et planning ;
• la gestion de la paie ;
• le développement RH, avec l’évaluation des compétences et la formation.

L’intérêt de cette approche repose sur l’interconnexion des différents processus.

Les informations collectées dans la gestion du temps peuvent ainsi être utilisées dans le traitement de la paie, limitant les transferts manuels entre différents outils.

Cette centralisation permet également aux équipes RH de travailler à partir de données communes et actualisées, plutôt que de multiplier les fichiers et les saisies.

Comment le logiciel de paie de Talenteo simplifie la gestion chez Orion Lab ?

La paie est l’un des processus les plus sensibles de la fonction RH. Chaque donnée doit être correctement collectée, contrôlée et prise en compte avant le traitement final.

Avant la digitalisation, certaines informations devaient encore être reprises manuellement.

« La paie prenait du temps car nous devions encore reprendre manuellement certains éléments. Aujourd’hui, tout est traité beaucoup plus rapidement. »

Avec le logiciel de paie de Talenteo, les données liées au temps de travail, aux congés et aux absences  peuvent être intégrées dans un processus plus fluide.

L’objectif est de réduire les manipulations et de limiter les risques liés aux erreurs de saisie ou de retranscription.

Le rôle du gestionnaire de paie reste essentiel : l’automatisation ne remplace pas son expertise. Elle lui permet surtout de consacrer davantage de temps au contrôle, à l’analyse et à la validation des données.

Quel gain de temps pour les équipes RH ?

La mise en place du logiciel de paie de Talenteo permet à Orion Lab de réduire le temps consacré aux opérations répétitives liées à la préparation de la paie.

« Nous avons constaté un vrai gain de temps sur la préparation des éléments de paie, ce qui nous permet de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Ce gain est particulièrement important dans un contexte de croissance des effectifs. Plus le nombre de collaborateurs augmente, plus les opérations manuelles peuvent rapidement devenir chronophages.

La centralisation et l’automatisation permettent donc aux équipes de passer moins de temps à rechercher, recopier ou consolider les informations.

Comment s’est déroulée la mise en place du SIRH chez Orion Lab ?

Le déploiement de Talenteo s’est construit progressivement, en collaboration entre les équipes d’Orion Lab et les équipes produit.

Des rendez-vous réguliers, des ateliers et un suivi continu ont permis d’avancer étape par étape.

Cette collaboration a notamment permis de :

• comprendre les processus existants ;
• analyser les pratiques internes ;
• identifier les besoins spécifiques de l’entreprise ;
• paramétrer l’outil selon son fonctionnement ;
• tester les résultats sur la paie réelle ;
• identifier et ajuster les éventuels écarts.

L’accompagnement est une composante importante du projet. L’objectif n’est pas simplement de déployer un logiciel, mais de faire en sorte que la solution corresponde réellement aux processus de l’entreprise.

Le paramétrage : adapter le SIRH à la réalité d’Orion Lab

Chaque entreprise possède ses propres pratiques, règles de calcul et modes d’organisation.

Le paramétrage permet donc d’adapter le logiciel de paie de Talenteo au fonctionnement d’Orion Lab, tout en conservant les règles nécessaires au traitement de la paie.

Cette approche permet d’automatiser la partie mécanique des processus sans supprimer l’intervention des équipes RH.

Le gestionnaire conserve ainsi son rôle dans l’analyse, le contrôle, la décision et la validation, tandis que le système prend en charge une partie des opérations répétitives.

Comment les équipes d’Orion Lab ont-elles adopté le changement ?

La digitalisation d’un processus aussi stratégique que la paie nécessite également un accompagnement humain.

Chez Orion Lab, la direction générale porte déjà une dynamique de digitalisation, ce qui facilite l’adoption du nouvel environnement.

La communication interne contribue également à expliquer les nouvelles pratiques et à accompagner les utilisateurs dans cette transition.

La conduite du changement repose ainsi sur une collaboration entre :

• la direction ;
• les équipes RH ;
• les managers ;
• les collaborateurs ;
• l’équipe projet.

L’objectif est de permettre aux utilisateurs de s’approprier progressivement les nouveaux processus et de faire remonter les ajustements nécessaires.

Les résultats obtenus grâce au logiciel de paie et de gestion RH Talenteo

La mise en place de Talenteo permet à Orion Lab de structurer davantage sa gestion RH à mesure que ses effectifs augmentent.

Les principaux bénéfices observés sont :

• une centralisation des données RH ;
• une meilleure circulation des informations entre les processus ;
• une réduction des saisies et manipulations manuelles ;
• un traitement plus rapide des éléments de paie ;
• une meilleure connexion entre le pointage et la paie ;
• une gestion plus fluide des congés et des absences ;
• une meilleure fiabilité des données ;
• davantage de temps consacré aux missions RH à forte valeur ajoutée.

Le bénéfice ne se limite donc pas à la paie. La centralisation permet également aux équipes de disposer d’un historique des informations et d’une meilleure visibilité sur les dossiers collaborateurs.

De la paie au développement des compétences

La digitalisation des RH chez Orion Lab ne s’arrête pas aux processus administratifs.

L’entreprise travaille également sur la gestion des compétences et la formation.

L’évaluation des compétences s’appuie sur un référentiel préparé en amont. Celui-ci permet de comparer les compétences attendues pour un poste avec celles nécessaires au collaborateur.

Cette démarche permet notamment de :

• préparer les futurs responsables ;
• identifier les besoins de formation ;
• suivre les progrès des collaborateurs ;
• renforcer les échanges entre managers et RH ;
• accompagner le développement des carrières.

La formation s’inscrit ensuite dans cette même logique : elle répond aux besoins identifiés à travers les compétences, les profils et les évolutions de l’entreprise.

Retour d’expérience

Pour Orion Lab, la digitalisation répond avant tout à un enjeu de structuration.

Le passage à un SIRH permet d’accompagner l’augmentation des effectifs sans multiplier les tâches administratives et les manipulations manuelles.

Le gain de temps obtenu sur les processus RH et paie permet progressivement aux équipes de se recentrer sur leur rôle stratégique.

« Ce gain de temps nous permet désormais de nous recentrer sur notre rôle RH essentiel : l’accompagnement des collaborateurs et le développement des carrières. »

L’enjeu n’est donc pas de remplacer les équipes RH par un outil, mais de leur permettre de consacrer moins de temps aux opérations mécaniques et davantage de temps à l’accompagnement des collaborateurs.

Au final,

Avec Talenteo, Orion Lab structure progressivement sa gestion des ressources humaines autour d’un environnement digital centralisé.

La connexion entre l’administration RH, la gestion du temps, la paie et le développement RH permet de réduire les manipulations manuelles, de fluidifier les processus et de gagner du temps sur la préparation de la paie.

Pour une entreprise passée d’environ 70 à plus de 300 collaborateurs en quelques années, cette centralisation devient un véritable levier pour accompagner la croissance.

L’expérience d’Orion Lab montre surtout qu’un projet SIRH efficace ne repose pas uniquement sur la technologie. Le paramétrage, l’accompagnement et l’adoption par les équipes sont tout aussi importants pour transformer un outil en véritable levier de performance RH.